Åtta moduler. Ett sammanhållet ledningssystem.

Lagregistret som uppdaterar sig självt

VLS Laglista är ett lagregister byggt för svenska företag som arbetar enligt ISO 14001 och 45001. Vi underhåller laglistan åt er — när ny lagstiftning träder i kraft uppdateras registret automatiskt och berörda användare aviseras.

• Automatiska uppdateringar

  Vi bevakar lagar och föreskrifter. Nya och ändrade krav publiceras till er laglista utan att ni behöver göra något.

• Anpassning av laglista

  Visa enbart de lagar som berör er verksamhet. Anpassa laglistan för er verksamhet och filtrera efter lagområden.

• Lagefterlevnadskontroll

  Beskriv hur ni efterlever lagkraven och följ upp med lagefterlevnadskontroll.

• Export av laglista

  Generera excellistor med ett klick. Inkludera bedömning, ansvarig och senaste granskning.

Hela ledningssystemet i ett logiskt flöde

I modulen Verksamhetsledning bygger ni upp och förvaltar hela ert ledningssystem. Styrdokument knyts till processer, processer till mål, mål till handlingsplaner. Sambandet är synligt och spårbart.

• Processkartor

  Visualisera era huvud-, lednings- och stödprocesser. Koppla processkrav, ansvariga och relaterade dokument till varje process.

• Processkrav

  Fastställ mål, krav och nyckeltal för de olika processerna och följ upp och mät processernas resultat.

• Mål och handlingsplaner

  Bryt ner övergripande mål till mätbara aktiviteter med ansvarig, deadline och status.

• Årshjul

  Årsaktiviteter som internrevisioner, ledningens genomgång och skyddsronder visualiseras i ett tydligt årshjul.

Genomför analyser enligt ISO-metodik

Modulen samlar de analyser ett ledningssystem behöver för att utreda verksamhetens förutsättningar. Varje analys hanteras i perioder, med dokumenterad bedömningsgrund, filuppladdning och koppling till processer eller åtgärder.

• Miljöaspekter

  Identifiera miljöaspekter och bedöm vilka som är betydande enligt ISO 14001. Koppla åtgärder och följ upp.

• Arbetsmiljöaspekter och riskanalys

  Kartlägg arbetsmiljörisker i verksamheten. Bedöm sannolikhet och konsekvens, koppla åtgärder och följ upp.

• Intressent- och omvärldsanalys

  Identifiera intressenter, deras krav och förväntningar. Avgör vilka krav som är betydande, koppla aktiviteter till processer och följ upp.

• Omvärldsanalys

  Identifiera och bedöm omvärldsfaktorer — risker och möjligheter. Använd bedömningsgrunden för att avgöra vilka faktorer som är betydande, både interna och externa, och koppla aktiviteter till processer och följ upp.

Människor, utrustning, kemikalier och leverantörer

Resurser samlar all information om vad och vem som driver er verksamhet. Kompetensregister för medarbetare, kalibrering och bokning för utrustning, säkerhetsdatablad för kemikalier och bedömning för leverantörer och övriga intressenter.

• Kompetensregister

  Medarbetarregister med kompetensregister och påminnelsefunktion. Mappa kompetenskrav per roll mot faktiska kompetenser. Identifiera gap och planera utbildningar. Koppla utbildningsbevis och diplom.

• Utrustning och bokning

  Spåra kalibrering, service och status. Bokningskalender för delad utrustning. Koppla bruksanvisningar och övrig dokumentation.

• Kemikalieregister

  Säkerhetsdatablad, riskbedömning och lagerplats per kemikalie. Faropiktogram och uppdateringskontroll.

• Leverantörsregister

  Bedömning, kategorisering och uppföljning av era leverantörer och övriga intressenter enligt ISO 9001.

Avvikelsehantering med orsaksanalys

Modulen Förbättringar driver hela förbättringsprocessen. Strul & Lär för snabba observationer från hela organisationen, ärenden för formell avvikelsehantering med orsaksanalys, och en samlad åtgärdslista som följer varje insats till stängning.

• Strul & Lär

  Snabb rapportering från mobil eller dator. Idéer, observationer och tillbud fångas upp utan formell process och direkt åtgärd dokumenteras. En eller flera Strul & Lär kan eskaleras till ett ärende för vidare utredning.

• Ärenden med orsaksanalys

  Formell avvikelsehantering enligt ISO-metodik med orsaksanalys, korrigerande åtgärd och uppföljning.

• Export till excel

  Exportera och öppna i Excel för vidare analys av Strul & Lär och ärenden över en viss period.

• Att hantera

  Personlig åtgärdslista som samlar allt en användare ansvarar för — från alla moduler.

Mötesprotokoll med beslutslogg

Mötesmodulen hjälper er hålla strukturerade möten där beslut fattas, dokumenteras och följs upp. Det interna nyhetsflödet sprider viktig information till rätt målgrupp med taggning och bekräftelse på läsning.

• Mötesserier och agenda

  Återkommande möten — ledningens genomgång, skyddskommitté, projektmöten — med mall, agenda och deltagarlista.

• Beslutslogg i Möten

  Varje beslut dokumenteras med ansvarig, deadline och status och är integrerat med ärendehanteringen. Historiken är sökbar över alla möten.

• Internt nyhetsflöde

  Publicera nyheter med taggar och målgrupp. Aktivera läskvitto för viktiga meddelanden.

• Uppföljning

  Beslut och åtgärder från möten landar automatiskt i berörda användares 'Att hantera'-lista, på användarens startsida och i veckomejlet.

Från blankett till ifyllt projektformulär

Projektmodulen ger struktur åt allt projektarbete — både internt och externt. Skapa egna blankettmallar eller använd de färdiga mallarna i de olika projekten. Resursplanerare som visar vem som är allokerad var, med milstolpar för viktiga händelser.

• Projektlista med statusöversikt

  Alla pågående och planerade projekt — med ansvarig och deltagare. Importera projektformulär som riskbedömningar eller egenkontroller för att fylla i och klarmarkera. Dra in och tagga övrig dokumentation som hör till projektet.

• Projektformulär

  Mallar till projektformulär som riskbedömningar och egenkontroller att öppna i de olika projekten. Skapa egna eller använd de färdiga mallarna i VLS.

• Resursplanerare

  Visualisera medarbetares och utrustnings allokering över tid i projekten. Identifiera flaskhalsar innan de uppstår och sätt milstolpar för viktiga händelser.

Styrdokument med versionshantering

Dokument är ett centralt arkiv för styrdokument som rutiner och instruktioner. Styrdokument med versionshantering för policys, rutiner och instruktioner — läskvitto, godkännande och full historik per dokument.

• Sortering av dokument

  Sortera dokument genom taggning och/eller undermappar.

• Versionshantering

  Skapa ny version utan att förlora historiken. Se alla tidigare versioner av dokumentet.

• Malldokument

  Importera malldokument från VLS. Det finns färdiga mallar för de övergripande delarna av ledningssystemet att importera och anpassa.

• Förhandsgranskning

  Öppna dokument direkt i VLS utan att ladda ner. Länka styrdokument till varandra eller till andra verktyg i VLS.